電子帳簿保存法における電子取引データの保存とは?

　電子帳簿保存法が抜本的に改正されたと聞きました。当社に何か影響はありますか。

　令和5 年12 月31 日までに行う電子取引については、保存すべき電子取引データをプリントアウトして紙で保存し、税務調査の際に提示・提出できるようにしていればよいのですが、令和6 年1 月からは保存要件に従って電子データとしての保存が必要です。

　そうすると当社にも影響する可能性がありそうですね。保存すべき電子取引データとはどのようなものですか。

　紙でやり取りしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子取引データで、例えば、電子メールにより受領した請求書や領収書、ホームページやクラウドサービスを利用し受領した請求書や領収書、クレジットカードのWEB 明細などが該当します。

　電子取引データはどのように保存するのですか。

　電子取引データを保存する際には、①データの改ざん防止のための措置をとること、②「日付・金額・取引先」で検索できるようにすること、③ディスプレイ・プリンタ等を備え付けることが必要です。

　保存要件①のデータの改ざん防止のための措置をとることとは、具体的にどのような方法がありますか。

　「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムでの授受・保存」といった方法のほか、「改ざん防止のための事務処理規定を定めて運用する」方法でも構わないとされています。事務処理規定のサンプルは国税庁ホームページで公表されており、ひな形として活用できます。

　「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムでの授受・保存」といった方法は、別途費用がかかりそうなので、当社では「改ざん防止のための事務処理規定を定めて運用する」方法が現実的ですね。保存要件②の「日付・金額・取引先」で検索できるようにすることとは、具体的にどのような方法がありますか。

　表計算ソフトで索引簿を作成しておくことで検索できるようにする方法や、データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで検索できるようにする方法があります。

　当社には関係ないと思っていましたが、保存すべき電子取引データの確認が必要ですね。

未払金処理をした根拠を教えてください。

その支給額を、各人別に、かつ、同時期に支給を受ける全ての使用人に対して通知をし、通知をした日の属する事業年度終了の日の翌日からひと月以内に支払っています。

通知は各人別に行いましたか?

各人別ではなく、賞与の支給率が給与の数倍と決まっているので、社内の一斉メールで支給率の開示を行いました。

社内の一斉メールでは、各人別の通知にはなりません。

……。

それでは給与規定を確認させていただきます。これによると、賞与の支給日に在職する使用人のみに支給するとあります。

それが何か問題ですか?

支給額の通知をした使用人が支給日までに退職した場合には、賞与を支給しないということですね。

その通りです。

法人税基本通達では、法人が支給日に在職する使用人のみに賞与を支給することとしている場合、その支給額の通知は法律上の通知には該当しません。

分かりやすく説明をしてください。

未払金処理をしたとしても、実際に賞与を支払ったものと同様の状態であることが基本的な考え方です。つまり、未払金処理をするためには、支給日に使用人が退職していても確定債務ですから支払わなくてはなりません。しかし、給与規定で支給しないと明文化されていますから、確定債務が崩れてしまっているので、この未払賞与は損金に算入することができません。

それでは支給されなかった該当者分が否認されるということですか。

そうではありません。通知をした全ての使用人に対してひと月以内に支払っていることの要件を満たさなくなりますので、支給されなかった賞与の金額だけではなく、賞与の総額そのものが未払金処理できません。

退職者がいなかったので、通知をした金額を全額支給していた場合はどうですか?

給与規定では、通知をした支給額について退職をした場合には賞与を支給しないとあります。期末の段階では退職者の有無が分かりませんから、結果として賞与の総額を未払金処理することは誤りです。

分かりました。参考までに伺いますが、未払金処理をした翌事業年度において大幅な業績悪化が明確となったことから、使用人に通知した賞与を一部減額して支給をした場合はどうですか?

使用人に通知をしたことで債務である金額が確定されていますので、前提要件が崩れることから、先ほどと同様に未払金処理による損金算入はできません。